Organograma e Política Operacional

Versão Pública — v2026‑02‑28

Controlo de Versão

Versão
2026‑02‑28 (Público)
Última atualização
28 de fevereiro de 2026
Entrada em vigor
Imediata
Aprovado por
Direção
Revisão
Anual ou sempre que necessário

0) Objetivo

Este documento apresenta, de forma clara e acessível, a estrutura, os canais oficiais e os princípios operacionais do Tai Chi Chuan Oeste, assegurando que alunos, interessados e parceiros compreendem como operamos, como nos organizamos e para onde devem dirigir cada tipo de pedido.

0.1 Princípios de Funcionamento

  • Simplicidade — processos diretos, previsíveis e sem burocracia desnecessária.
  • Transparência — informação clara e canais definidos.
  • Privacidade primeiro — tratamento mínimo, responsável e proporcional, assegurando que apenas tratamos o necessário.

Nota: a natureza e o enquadramento das atividades constam nos Termos de Serviço.

1) Canais Oficiais

1.1 Regras Essenciais

  • Agendamentos, reagendamentos e cancelamentos (quando aplicável) são realizados através da página oficial “Tai Chi Chuan Oeste — Agendamentos” (Microsoft Bookings, garantindo registo central imediato.).
  • info@chentaijioeste.com — email institucional principal.
  • apoio@chentaijioeste.com — apoio pós‑agendamento (logístico/administrativo).

1.2 Canais e Finalidades

  • Agendar (Bookings): agendamentos, reagendamentos e cancelamentos (quando aplicável).
  • Notificações automáticas: enviadas por “Tai Chi Chuan Oeste — Agendamentos” (caixa técnica: wuji@chentaijioeste.com).
  • Email institucional: info@chentaijioeste.com
  • Apoio pós‑agendamento: apoio@chentaijioeste.com
  • Inscrição: Formulário de Inscrição (Microsoft Forms)
  • Telefone: +351 918 315 290
  • Contacto RGPD/Privacidade: dpo@chentaijioeste.com
  • Redes sociais: Instagram, Facebook, YouTube e WhatsApp (divulgação/informativo)

Importante: mensagens via redes sociais ou WhatsApp podem ser respondidas a título de cortesia, mas o atendimento oficial é realizado apenas por info@chentaijioeste.com e apoio@chentaijioeste.com.

1.3 Atendimento e Locais

  • Morada da entidade: a fornecer mediante solicitação.
  • Locais de atividade: os locais e salas constam na página de Agendamento (Bookings) e são confirmados no agendamento, quando aplicável.
  • Atendimento: sem atendimento presencial.

Se comparecer sem marcação, poderá haver esclarecimento por cortesia. Toda a informação oficial, marcações e confirmações são realizadas exclusivamente via Bookings ou email.

2) Estrutura e Responsabilidades

2.1 Visão Geral

  • Direção — visão, estratégia e regras.
  • Comunicação — canais oficiais e website.
  • Operações — agenda, logística, apoio e financeiro.
  • Direção Técnica — metodologia e qualidade pedagógica (quando aplicável).
  • Contacto RGPD/Privacidade — conformidade e proteção de dados.

2.2 Direção

Responsável: Sérgio Magalhães

A Direção define a visão, a estratégia, as regras e as orientações gerais do Tai Chi Chuan Oeste. É responsável pela aprovação dos documentos oficiais, validação dos processos, alinhamento pedagógico‑operacional e decisão final em matérias excecionais.

2.3 Comunicação

Responsável: Sérgio Magalhães

Responsabilidades: gestão do website; informação institucional; divulgação de eventos; atendimento inicial; comunicações diretas apenas com base legal adequada (por exemplo, consentimento quando aplicável).

2.4 Operações

Responsável: Sérgio Magalhães

Gestão da agenda presencial/online; logística das sessões; acompanhamento via apoio@chentaijioeste.com; aplicação das regras; financeiro: registos, reconciliação e arquivo fiscal.

2.5 Direção Técnica (quando aplicável)

Diretor Técnico / Responsável Técnico: [a publicar]

Define metodologia e conteúdos e garante qualidade técnica, podendo ser interno ou externo, conforme aplicável.

Privacidade: por defeito, não acede a dados pessoais identificáveis, salvo necessidade operacional justificada e com acesso mínimo.

2.6 Professor Assistente

Responsável: Sérgio Magalhães

Condução das sessões, seguindo o plano técnico‑pedagógico da Direção Técnica, quando aplicável.

2.7 Contacto RGPD/Privacidade

Responsável: Sérgio Magalhães

Email: dpo@chentaijioeste.com

3) Tecnologia, Segurança & Privacidade

3.1 EQUILIBRIUS — CRM Interno

Sistema central que organiza contactos, inscrições, agendamentos, atividades e privacidade.

Integrações: Bookings → EQUILIBRIUS via sincronização interna.

Segurança: MFA obrigatório; acesso controlado; princípio do menor privilégio; rastreabilidade.

3.2 O essencial sobre os seus dados (RGPD)

  • Dados recolhidos: identificação, contacto e dados operacionais.
  • Finalidades: inscrições, agendamentos, logística, faturação e comunicações essenciais.
  • Retenção: conforme Política de Privacidade.
  • Direitos: acesso, retificação, oposição, limitação, portabilidade e eliminação — via dpo@chentaijioeste.com.
  • Base legal: contrato, obrigação legal, interesse legítimo ou consentimento (conforme aplicável).
  • Armazenamento: Microsoft, na UE.
  • Prazos de resposta: regra geral até 1 mês (podendo ser prorrogado quando aplicável).

4) Como utilizar este documento

  • Público‑alvo: alunos, interessados e parceiros.
  • Âmbito: canais, responsabilidades, operação e privacidade.
  • Geral: info@chentaijioeste.com
  • Apoio pós‑agendamento: apoio@chentaijioeste.com
  • RGPD/Privacidade: dpo@chentaijioeste.com
  • Complementa: Regulamento Interno, Política de Privacidade, Termos de Serviço e Política de Cookies.

5) Precedência e alterações

5.1 Precedência

Em caso de conflito, aplica‑se a seguinte regra:

  1. Em matéria de proteção de dados e direitos RGPD, prevalece a Política de Privacidade.
  2. Em matéria de natureza do serviço, enquadramento da oferta e utilização do website/Bookings, prevalecem os Termos de Serviço.
  3. Em matéria de funcionamento interno, participação, conduta e regras operacionais presenciais/online, prevalece o Regulamento Interno.
  4. O presente documento complementa os anteriores, definindo canais, funções e princípios de atuação.

Este documento deve ser interpretado em articulação com os demais textos oficiais e subordinado aos documentos acima — prevalecendo estes em caso de conflito.

5.2 Alterações

Vigente desde a data indicada. Alterações serão publicadas no website e/ou comunicadas por email quando relevante. Revisão anual ou quando necessário.

6) Referências e links oficiais

7) Perguntas frequentes (FAQ rápido)

  • Como marco uma sessão?
    Quando aplicável, através de Agendar (Bookings).
  • Posso reagendar?
    Sim, via Bookings, respeitando o Regulamento Interno.
  • O WhatsApp é atendimento?
    Não. É canal de divulgação/informativo.
  • Para que serve o apoio@chentaijioeste.com?
    Apoio logístico e administrativo pós‑agendamento.
  • Posso enviar mensagens pelas redes sociais?
    Sim, mas o atendimento oficial é por email.
  • Como exerço direitos RGPD?
    Envie pedido para dpo@chentaijioeste.com.

8) Definições

  • Aluno
    pessoa inscrita num serviço regular ou pontual.
  • Interessado
    pessoa que solicita informação ou realiza um agendamento inicial.
  • EQUILIBRIUS
    CRM interno do Tai Chi Chuan Oeste.
  • Contacto RGPD/Privacidade
    ponto de contacto para pedidos RGPD e questões de privacidade (dpo@chentaijioeste.com).