Organograma e Política Operacional

0) Objetivo

Este documento apresenta, de forma clara e acessível, a estrutura, os canais oficiais e os princípios operacionais do Tai Chi Chuan Oeste, assegurando que alunos, interessados e parceiros compreendem como operamos, como nos organizamos e para onde devem dirigir cada tipo de pedido.

0.1 Princípios de Funcionamento

  • Simplicidade — processos diretos, previsíveis e sem burocracia desnecessária.
  • Transparência — informação clara e canais definidos.
  • Privacidade primeiro — tratamento mínimo, responsável e proporcional, assegurando que apenas tratamos o necessário.

Nota: a natureza e o enquadramento das atividades constam nos Termos de Serviço.

1) Canais Oficiais

1.1 Regras Essenciais

  • Agendamentos, reagendamentos e cancelamentos (quando aplicável) são realizados através da página oficial “Tai Chi Chuan Oeste — Agendamentos” (Microsoft Bookings, garantindo registo central imediato.).
  • info@chentaijioeste.com — email institucional principal.
  • apoio@chentaijioeste.com — apoio pós‑agendamento (logístico/administrativo).

1.2 Canais e Finalidades

  • Agendar (Bookings): agendamentos, reagendamentos e cancelamentos (quando aplicável).
  • Notificações automáticas: enviadas por “Tai Chi Chuan Oeste — Agendamentos” (caixa técnica: wuji@chentaijioeste.com).
  • Email institucional: info@chentaijioeste.com
  • Apoio pós‑agendamento: apoio@chentaijioeste.com
  • Inscrição: Formulário de Inscrição (Microsoft Forms)
  • Telefone: +351 918 315 290
  • Contacto RGPD/Privacidade: dpo@chentaijioeste.com
  • Redes sociais: Instagram, Facebook, YouTube e WhatsApp (divulgação/informativo)

Importante: mensagens via redes sociais ou WhatsApp podem ser respondidas a título de cortesia, mas o atendimento oficial é realizado apenas por info@chentaijioeste.com e apoio@chentaijioeste.com.

1.3 Atendimento e Locais

  • Morada da entidade: a fornecer mediante solicitação.
  • Locais de atividade: os locais e salas constam na página de Agendamento (Bookings) e são confirmados no agendamento, quando aplicável.
  • Atendimento: sem atendimento presencial.

Se comparecer sem marcação, poderá haver esclarecimento por cortesia. Toda a informação oficial, marcações e confirmações são realizadas exclusivamente via Bookings ou email.

2) Estrutura e Responsabilidades

2.1 Visão Geral

  • Direção — visão, estratégia e regras.
  • Comunicação — canais oficiais e website.
  • Operações — agenda, logística, apoio e financeiro.
  • Direção Técnica — metodologia e qualidade pedagógica (quando aplicável).
  • Contacto RGPD/Privacidade — conformidade e proteção de dados.

2.2 Direção

Responsável: Sérgio Magalhães

A Direção define a visão, a estratégia, as regras e as orientações gerais do Tai Chi Chuan Oeste. É responsável pela aprovação dos documentos oficiais, validação dos processos, alinhamento pedagógico‑operacional e decisão final em matérias excecionais.

2.3 Comunicação

Responsável: Sérgio Magalhães

Responsabilidades: gestão do website; informação institucional; divulgação de eventos; atendimento inicial; comunicações diretas apenas com base legal adequada (por exemplo, consentimento quando aplicável).

2.4 Operações

Responsável: Sérgio Magalhães

Gestão da agenda presencial/online; logística das sessões; acompanhamento via apoio@chentaijioeste.com; aplicação das regras; financeiro: registos, reconciliação e arquivo fiscal.

2.5 Direção Técnica (quando aplicável)

Diretor Técnico / Responsável Técnico: [a publicar]

Define metodologia e conteúdos e garante qualidade técnica, podendo ser interno ou externo, conforme aplicável.

Privacidade: por defeito, não acede a dados pessoais identificáveis, salvo necessidade operacional justificada e com acesso mínimo.

2.6 Professor Assistente

Responsável: Sérgio Magalhães

Condução das sessões, seguindo o plano técnico‑pedagógico da Direção Técnica, quando aplicável.

2.7 Contacto RGPD/Privacidade

Responsável: Sérgio Magalhães

Email: dpo@chentaijioeste.com

3) Tecnologia, Segurança & Privacidade

3.1 EQUILIBRIUS — CRM Interno

Sistema central que organiza contactos, inscrições, agendamentos, atividades e privacidade.

Integrações: Bookings → EQUILIBRIUS via sincronização interna.

Segurança: MFA obrigatório; acesso controlado; princípio do menor privilégio; rastreabilidade.

3.2 O essencial sobre os seus dados (RGPD)

  • Dados recolhidos: identificação, contacto e dados operacionais.
  • Finalidades: inscrições, agendamentos, logística, faturação e comunicações essenciais.
  • Retenção: conforme Política de Privacidade.
  • Direitos: acesso, retificação, oposição, limitação, portabilidade e eliminação — via dpo@chentaijioeste.com.
  • Base legal: contrato, obrigação legal, interesse legítimo ou consentimento (conforme aplicável).
  • Armazenamento: Microsoft, na UE.
  • Prazos de resposta: regra geral até 1 mês (podendo ser prorrogado quando aplicável).

4) Como utilizar este documento

  • Público‑alvo: alunos, interessados e parceiros.
  • Âmbito: canais, responsabilidades, operação e privacidade.
  • Geral: info@chentaijioeste.com
  • Apoio pós‑agendamento: apoio@chentaijioeste.com
  • RGPD/Privacidade: dpo@chentaijioeste.com
  • Complementa: Regulamento Interno, Política de Privacidade, Termos de Serviço e Política de Cookies.

5) Precedência e alterações

5.1 Precedência

Em caso de conflito, aplica‑se a seguinte regra:

  1. Em matéria de proteção de dados e direitos RGPD, prevalece a Política de Privacidade.
  2. Em matéria de natureza do serviço, enquadramento da oferta e utilização do website/Bookings, prevalecem os Termos de Serviço.
  3. Em matéria de funcionamento interno, participação, conduta e regras operacionais presenciais/online, prevalece o Regulamento Interno.
  4. O presente documento complementa os anteriores, definindo canais, funções e princípios de atuação.

Este documento deve ser interpretado em articulação com os demais textos oficiais e subordinado aos documentos acima — prevalecendo estes em caso de conflito.

5.2 Alterações

Vigente desde a data indicada. Alterações serão publicadas no website e/ou comunicadas por email quando relevante. Revisão anual ou quando necessário.

6) Referências e links oficiais

7) Perguntas frequentes (FAQ rápido)

  • Como marco uma sessão?
    Quando aplicável, através de Agendar (Bookings).
  • Posso reagendar?
    Sim, via Bookings, respeitando o Regulamento Interno.
  • O WhatsApp é atendimento?
    Não. É canal de divulgação/informativo.
  • Para que serve o apoio@chentaijioeste.com?
    Apoio logístico e administrativo pós‑agendamento.
  • Posso enviar mensagens pelas redes sociais?
    Sim, mas o atendimento oficial é por email.
  • Como exerço direitos RGPD?
    Envie pedido para dpo@chentaijioeste.com.

8) Definições

  • Aluno
    pessoa inscrita num serviço regular ou pontual.
  • Interessado
    pessoa que solicita informação ou realiza um agendamento inicial.
  • EQUILIBRIUS
    CRM interno do Tai Chi Chuan Oeste.
  • Contacto RGPD/Privacidade
    ponto de contacto para pedidos RGPD e questões de privacidade (dpo@chentaijioeste.com).